東海大學-親善服務團

之前決定幹部開會的時間9月5日

更正至9月7日下午2點整


原本在人文大樓H120

由於已被借走


因此改在第一會議室(在公關室樓上)開會


不要跑錯囉


若有造成不便之處，跟各位說聲抱歉



謝謝





9/7（四）幹部會議討論內容如下：


請各幹部注意自己需要完成的部分，以便在開會時候能夠迅速、有效率地完成，特別是德瑜和若萍，這次開會的角色比較吃重，一定要有備而來。子傑、骨頭也需要帶有BBS宣傳的草稿。能完成的事情，請在開會前完成到一個段落，如果開會發現有人什麼事都還沒動手，那就尷尬囉~總而言之，大家開會都要有備而來，以下的事項提供給大家參考，快開學了，要好好加油喔！不然開學前，準備工作還沒到家，就糗大囉！


一、Logo定案，要設法盡快達成決議，方便進行名牌、活動護照的設計。




二、教導課程的老師和教室都要敲定（最慢本周末）完成確認，否則無法進行其他宣傳工作。




三、請哲魁老師攜帶之前使用過的表格檔案，並分享如何準備上課要用的東西。




四、訂定參加資格




五、新生的宣傳活動只有一星期，宣傳的方式共有四種：




甲、BBS-子傑、骨頭負責全校系版




乙、海報-如果海報的製作過程較花時間，若萍要帶領其他幹部幫忙。




如果是拿去外面印的話，由雅琳分配其他幹部，貼到重點佈告欄。




丙、學校首頁-請哲魁老師把招生訊息公告東海首頁。




丁、A4大小的文宣，張貼各系上的佈告欄，藉由學校信箱，或是其他更快更有效率的方式。（這部份請小組長完成）




註：不考慮擺攤，因為社團的活動資料不夠充份，無法集結成冊。




六、活動記錄表




將原有電子檔的格式製本，小組長開學後主動（三組輪留），於上課的時候，指派組員記錄，並製作成電子檔。




七、表現記錄本




主要用來評比學員的學習狀況，由所有親善團的舊生填寫記錄，每堂課每個人用簡單的一兩句話，把該堂課表現傑出的新學員學習狀況記錄下來。




此記錄有兩個功用：1.表現優秀者一目了然。2.簽到




八、參訪將安排在預計的時間表內，走訪高雄餐旅學院，星期四獻璋會告訴大家聯絡的情況。




九、雅琳負責報名的人數統合情況，報名表資料要齊全，並製表。




十、獻璋會和小組長分享如何深入了解組員的小撇步。




十一、Hit FM廣播的光碟交給邵儒剪接製作，之後會在佈落格上輪留播出。




十二、小組長協助邵儒刪除佈落格不好看的照片並編輯文字，照片重質不重量，並且要有親善服務團的代表性，否則別人連上來看到會有負面的效果。




十三、請子傑帶記錄帳本，並告訴大家往後有要報帳的東西該如何處理，銀行帳簿也要完成，挑選適當時機公告或使用電子郵件，並於期初社員大會收齊團費，簡訊使用情況報告。